Quy định mới về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

Ngày 03 tháng 3 năm 2020, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi tắt là Thông tư số 01/2020/TT-BTP), có hiệu lực kể từ ngày 20/4/2020. Thông tư này thay thế Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi tắt là Thông tư số 20/2015/TT/BTP).

   Thông tư gồm 6 chương, 25 điều: Chương 1 là những quy định chung (từ điều 1 đến điều 9); chương 2 quy định về chứng thực bản sao từ bản chính (từ điều 10 đến điều 11); chương 3 quy định về chứng thực chữ ký trên giấy tờ văn bản (từ điều 12 đến điều 15); chương 4 quy định chứng thực chữ ký người dịch (từ điều 16 đến điều 19); chương 5 quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch (từ điều 20 đến điều 23); chương 6 quy định điều khoản thi hành (từ điều 24 đến điều 25). Thông tư số 01/2020/TT-BTP có một số điểm mới như sau:

   1. Về bổ sung cách ghi số chứng thực

   Trước đây Thông tư số 20/2015/TT-BTP quy định số chứng thực bản sao từ bản chính là số chứng thực theo từng loại giấy tờ được chứng thực, không lấy số chứng thực theo lượt người đến yêu cầu chứng thực. Hiện nay, theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP bổ sung thêm quy định: “Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực”; “Số chứng thực hợp đồng, giao dịch được ghi theo từng loại việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng”.

   2. Về giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định của pháp luật

   Tại Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định: “1. Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý; 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; 4. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật”.

   3. Về chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

   Tại Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định:

- Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

   - Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

   + Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

   + Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

   + Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

   + Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

   - Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

    4. Về chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

   Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.

   5. Về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

   Tại khoản 1 Điều 20 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định: “Trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, thì các bên phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

   Trường hợp người giao kết hợp đồng, giao dịch là đại diện của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực, thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng, giao dịch. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu chữ ký trong hợp đồng, giao dịch với chữ ký mẫu. Nếu thấy chữ ký trong hợp đồng, giao dịch khác chữ ký mẫu, thì yêu cầu người đó ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

Người tiếp nhận hồ sơ phải chịu trách nhiệm về việc các bên đã ký trước mặt mình”.

   Ngoài ra, Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung khác liên quan đến trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ, quy định rõ bằng cử nhân ngoại ngữ để đáp ứng tiêu chuẩn cộng tác viên là bằng tốt nghiệp đại học....

   Như vậy, việc Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã giải quyết được những vướng mắc cơ bản trong công tác chứng thực thời gian qua và tạo cơ sở pháp lý cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết các việc chứng thực một cách thuận lợi, thống nhất./.